こんにちは、管理人のひろたかです。

みなさんは、仕事をはじめ、何か計画を立てた時にどのように管理したり実行していったりしていますか??

「もっと早く仕事が終われば早い時間に帰宅できるのに!」

「もっと効率よく時間を使えれば、やりたいことをもっとできるのに!」

と思ったことはありませんでしょうか??



仕事が好きで好きでたまらない人は、もっとたくさんの仕事が効率よくできるようになる。

仕事よりもプライベートを大切にしたい人は、もっと早く仕事を終わらせて、自分の時間を増やすことができる。

そんな夢のようなことができれば幸せですよね(*^。^*)



今よりももっと仕事を効率化し、生産性を上げるには、“自分がどのくらいの量のタスク(やること)を今現在持っており、それをどの順番で、どれくらいのペースで完了させていくか”を管理することが重要です。

仕事をはじめとした“やるべきことの管理”、つまりタスク管理があなたの時間をもっと有意義なものにしてくれるのです。

「仕事がなかなか終わらなくて、イライラする」

「仕事が終わらないのは、会社のせいだ」

そんなことを考える前に、まずは自分の仕事を見直してみましょう。

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仕事を遅らせている原因を見てみよう
そもそも、あなたが仕事がなかなか終わらないと思っている原因は何でしょうか??

仕事を遅らせている人は、大きく分けて3つの状態になっているということを感じ取ってみてください。


①仕事の全体像、目的が明確でない。

②やらなければいけないことが整理できておらず、何からとりかかれば良いかわからない。

③ひとつの業務をしている途中に、緊急の案件などが出てきて“割り込まれる”


①は、原因がはっきりとしていますよね。新入社員の方などによくおこることですが、今自分がしている仕事、または依頼されている仕事の目的や全体像が明確ではないため、モチベーションが上がらず、また、仕事の成果が理解できていないため、無駄な工程や時間を使ってしまい、なかなか仕事を終えることができていない状態です。簡単な仕事のミスや、報告が遅くなって怒られるといったことがあるのが、特徴です。


②に関しては、業務の整理が苦手な方、または考える前に行動してしまうようなせっかちさんにありがちな状態です。やらなければいけない業務があることは理解している。目的も成果もはっきりしているが、タスクが多すぎて整理できておらず、どこから手をつけていいかわからないまま時間だけが過ぎていく。というようなことになっていませんか??
このような状態の人は、少し難しい案件が出てきた際に、先送りにしてしまって大惨事を招いてしまう失敗パターンがよくあるかと思います。


③の状態の人はどうでしょうか?身に覚えのある方も多いかと思います。取り掛かっていた仕事の途中で上司やお客さんから、緊急の対応を言い渡され、途中だったものをそのまま放置します。
そして、あれもやらなきゃ!これもやらなきゃ!と気が散ってしまい、結局ほとんど完了できないまま時間だけが過ぎていく・・・。そんな状態ですね。



大切なことは、書き出して整理する“タスク(やること)管理”
仕事を遅らせている原因がわかったところで、どうしようもないじゃないか!

そんなことを思った人は、まずは一度落ち着いて、自分の持っている仕事を整理してみましょう。

仕事を整理し、タスク(やること)を管理できる状態にすれば、あなたの生産性は一気に向上すること間違いなしです。


タスク管理の考え方を理解し、習慣化していくためにやるべきことはいたってシンプルです。

「え、こんな簡単なことで大丈夫なの?」

と思わずに、まずは実践してみてください。

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タスク管理の基本は、【書き出す】【整理する】【並べ替える】【見直す】の4ステップ
タスク管理の基本的な考え方は非常に簡単です。

手順としては、


1.持っている仕事をすべて書き出す

2.すべての仕事の中で、目的やジャンル別でグループ分けをし、どのような手順で実行するかを整理する

3.自分のスケジュールと照らし合わせて実行する仕事の順番に並べ替える

4.きまったタイミングですべてのタスクを見直し、タスクの追加や並び替えを1~3の手順で繰り返す


タスク管理の肝はたったこの4ステップだけです。

ほんの数分で完了する人もいれば、なれないうちは少し時間がかかってしまうこともあるかもしれませんが、

まずはしっかりとタスクを洗い出すことから初めて見てください。



それでは、タスク管理の基本4ステップを詳しく解説していきたいと思います。

【書き出す】
まず、持っている仕事をすべて書き出すことがタスク管理の第一歩です。

なにはともあれ、これができていなければ始まりません。

メモ帳や手帳、スマートフォンでもかまいません。

自分の持っている仕事、これからやる仕事をすべてメモに書き出してください。

どのような書き方でも結構ですが、「すべて書き出すこと」が大切です。

そして、重複してしまっていたり、抜けていたりでもはじめはかまいません。

まずは、頭の中だけで覚えていたこと、考えていたことを文字にすることが何よりも重要です。

メモに書いていくと、どんどんと頭の中が整理されていき、忘れていたことや捕捉で必要だと思ったタスクも出てくると思います。

そんなときはどんどん書き足していってください。


【整理する】
すべてのタスクを書き出したら、次は、グループ分けです。

どのようなグループわけでもいいのですが、できるだけ自分にとって整理しやすい、またはわかりやすいグループわけをしてみてください

僕はこんな感じでよくグループわけをしています。

→時間や手順によるグループ分け
◆すぐにできること(すぐ対応しないといけないこと)

◆緊急度は低いが、期限の決まっているもの

◆期限の決まっていないもの


→目的別でのグループ分け
◆上司から頼まれているもの

◆お客さんに頼まれているもの

◆誰かに協力してもらわないと完了できないもの

◆自分ひとりで完了できるもの


こんな感じです。


タスクの中には、必ず、関連しているタスクも隠れているはずです。

ひとつのタスクだけでは目的を達成できないという意味でここでは、関連したタスクとしています。


たとえば、“売上目標を達成する”という目的があったとします。

その仕事のタスクは、「見込み客に電話をする」「お客さんにアポイントを取る」「プレゼンの資料を作る」「資料の確認を上司に依頼する」「お客さんにフォローの電話を入れる」etc.
これらは、“売上目標を達成する”グループのタスクになります。


漠然とした目標や成果を掲げ、根性論だけで仕事をしていては、次に何をしないといけないのか、今していることだけで完璧なのか、ということは見えてきにくいものですが、タスクを書き出し、整理することで、目的までのルートが明確になってきませんか??



【並べ替える】
タスクを書き出し、整理するところまで完了すれば、もう80%以上、仕事が完了したといえます。

あとは、出てきたタスクを、自分のスケジュールや納期に合わせて並び替え、実行していくだけになります。

リストアップされたタスクを上からこなしていくだけでいいので、あれやこれやと悩まなくてもいいですし、業務の途中で割り込みが入ったとしても、また戻ってきたときに思い出しやすいという効果もあり、生産性はいっきにあがること間違いなしです。


そして、一点だけ、陥りがちなことがあります。

それは、スケジューリングしたタスクが期限通りに完了できずに、先延ばしになってしまった場合です。

ここで、【見直し】をすることです。

基本的には、定期的に、たとえば、週に一度や、毎朝に自分のタスクを見直し、1~3のステップを確認するのですが、スケジューリングにほころびが出てきた際にも、この見直しが大切です。

整理したタスクのグループわけやスケジューリングは間違えていなかったか。

かかる時間の精査はできていたか。

見直した段階で、再度スケジューリングをし、再び、リストを上からこなしていく。

これができれば、あなたも今日からタスク管理のプロになれるはずです(^^)


簡単にタスク管理の4ステップをするならば、タスク管理ITツール“todoist”がオススメ

いちいちメモや手帳に書いては、整理し、スケジューリングしては、また消して書いて・・・。

とタスク管理は少し大変だなという方には、タスク管理専用のITツールをオススメします。

僕が日頃、会社の仕事の管理に利用しているのは、“todoist”というタスク管理専用のITツールです。

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PCではもちろんのこと、スマートフォンやタブレットでも利用できるクラウド型のITツールで、ひとつづつのタスクを入れ替えたり、期限を設定しなおしたりもワンタッチのため、非常に利用しやすいです。

グループわけも簡単にでき、直観的に操作できるので、必ずあなたの役にも立つこと間違いなしのツールです。


無料で利用できることも大きなメリットの一つですね♪

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本日は、タスク管理で、仕事の生産性を上げて、自分の自由な時間が作れたらいいな!そんな気持ちで書いてみました(*^。^*)






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